Over de functie:

Het Shared Servicecentrum (SSC) van de gemeente Leeuwarden is volop in ontwikkeling. Door gelijksoortige werkzaamheden te bundelen, werken we efficiënter en professioneler.

Het SSC ondersteunt het primaire proces met taken op het gebied van bedrijfsvoering, personeel, informatiebeheer, financiën, communicatie, juridische zaken en inkoop.

Daarnaast draagt het SSC bij aan de rol van Leeuwarden als hoofdstad en centrumgemeente van Fryslân. De secretariële ondersteuning en het bestuurssecretariaat vallen onder de sector Facilitair Beheer en Documentaire Informatie (FBDI).

Als medewerker van het bestuurssecretariaat lever je een bijdrage aan het effectief functioneren van het college van burgemeester en wethouders door het uitvoeren van secretariële en logistieke zaken.

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt meerdere bestuurders op secretarieel gebied in de breedste zin van het woord;
• Je beheert de agenda's van meerdere bestuurders en plant zelfstandig afspraken in;
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor klanten en burgers;
• Je ontvangt en verwijst klanten en burgers;
• Je draagt zorg voor de telefonische bereikbaarheid met zowel collega's als met klanten en burgers;
• Je hebt representatieve taken zoals het ontvangen en te woord staan van bezoekers en zorgt voor de verwerking van inkomende en uitgaande post en e-mail;
• Je bereidt actielijsten, stukken en documenten voor en ondersteunt bij de voorbereiding van de vergaderingen van de bestuurders.

Dit vragen we van je:

• Je bent een secretaresse die beschikt over een relevante MBO opleiding aangevuld met een ruime ervaring als bestuur secretaresse;

• Je hebt ruime kennis van en ervaring met het MS Office pakket (Outlook, Word, Excel etc.);

• Je bent flexibel in de omgang;

• Je werkt nauwkeurig en je kan snel schakelen;

• Je beschikt over goede communicatievaardigheden zowel in woord als geschrift;

• Je stelt hoge eisen aan zowel de kwantiteit als kwaliteit van je werk;

• Je bent een teamwerker, maar kan ook goed zelfstandig werken;
• Je beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit.

Ons aanbod:

• Locatie: Friesland;
• Salaris: tussen de 2.858 3.855;
• Uren: 24 uur;
• Duur: drie maanden;