Over de functie:
Ben jij de collega die ons secretariaat team komt versterken? En wil jij bijdragen aan het samenwerken voor 18 Friese gemeenten van het Sociaal Domein Fryslân? Dan heb je nu de mogelijkheid om jouw kennis en ervaring in te zetten!

Als ervaren projectassistente heb je een dynamisch werkterrein, waarbij onze externe ketenpartners zoals ambtenaren, wethouders, zorgaanbieders uit heel Fryslân afkomstig zijn. Je vervult op aansprekende manier een spilfunctie en representeert SDF bij in-en externe ambtelijke/ bestuurlijke overleggen. Om de samenwerking met zoveel partners optimaal te houden, wordt er veel in- en extern overlegd. Het betreft veelal complexe planningsvraagstukken. Het voorbereiden, plannen en notuleren hiervan is daarom een substantieel deel van je werk.
Intern ontzorg je de MT leden en tevens zorg je ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt. Je overziet wat nodig is om processen binnen het secretariaat soepel te laten lopen en neemt initiatief om hieraan bij te dragen.  

Wat ga je doen?

• Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van ambtelijke/bestuurlijke vergaderingen;
• Je draait mee in de bezetting van de telefonische bereikbaarheid (Frontdienst); Je draagt zorg voor de afhandeling van ingekomen post (o.a. Mailbox SDF);
• Je draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen;
• Je organiseert bijeenkomsten en activiteiten;
• Je beheert de agenda van de MT leden;     
• Je verleent assistentie aan projecten/ projectleiders.

Dit vragen we van je:

• Je hebt een afgeronde secretariële en/of administratieve opleiding op MBO+ niveau en ruime werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretarieel taken op het gemeentelijke bestuurlijke/ politieke speelveld;
• Je kunt goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Outlook, Word en Excel);
• Je kunt snel schakelen, werkt nauwkeurig en je hebt een proactieve, zelfstandige werkhouding;
• Je kunt de organisatie goed representeren.

Wensen:

• Je hebt ervaring in een gemeentelijke of bestuurlijke omgeving.
• Je bent vaardig in het gebruik van geavanceerde agendabeheersystemen.
• Je hebt ervaring met notuleren in een bestuurlijke setting.
• Je beschikt over kennis van het sociaal domein en bijbehorende wetgeving.
• Je hebt ervaring met het organiseren van grote bijeenkomsten of evenementen. 

Competenties:

• Planningsvaardigheden:
  Je hebt ervaring met het organiseren van complexe overleggen en kunt goed omgaan met strakke deadlines en onverwachte wijzigingen. Je hebt bij voorkeur ervaring met agile werken;
• Communicatieve vaardigheden
  Je bent sterk in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie en weet je boodschap helder over te brengen aan verschillende doelgroepen. 
• Proactieve werkhouding
  Je ziet kansen voor verbetering, neemt initiatief en draagt actief bij aan het soepel laten verlopen van processen.
• Klantgerichte houding
  Je werkt servicegericht en denkt mee in oplossingen voor collega's en externe partners.
• Discretie
  Je weet vertrouwelijke informatie professioneel te behandelen en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Ons aanbod:

• Locatie: Leeuwarden;

• Salaris: tussen €2642 en €3702 bij een full-time dienstverband, conform CAO schaal 7;

• Uren: 32- 36 uur per week;

• Duur: van 18/11/2024 t/m 30/06/2025;

Was dit toch niet de vacature die je zocht? Klik dan hier, keer terug naar de vacaturepagina en vind een vacature die wel bij jou past!