Over de functie:

Als sectorsecretaresse ben jij de spil van onze sector Inrichting Beheer Buitenruimte. Samen met nog twee collega's verzorg jij de dagelijkse bezetting en bereikbaarheid van het secretariaat voor onze sector van ruim 350 medewerkers. Je voert secretariële en administratieve taken uit, zoals het verrichten van algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en het bewaken van processen. Geen dag is hetzelfde.

Wat ga je doen?

• Managementondersteuning;
  Jij bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van het management.
  Je kijkt vooruit, maakt knelpunten bespreekbaar, denkt mee in oplossingen en zorgt voor het plannen van locaties. Doordat je gekoppeld wordt aan één of enkele MT leden en periodiek contact hebt, weet jij wat er speelt en bij welke vraagstukken jij kan ondersteunen. 

• Inhoudelijke ondersteuning:
  

  Je verdeelt binnenkomende vragen en klachten van burgers en stelt o.a. hiervoor rapportages en overzichten op.
  Je neemt procesregie op een aantal onderwerpen e/o projecten. 
  Je notuleert bij diverse overleggen, zoals het managementteam, het portefeuille-overleg met wethouders en een aantal andere inhoudelijke opgave overleggen. Waar nodig zorg jij voor de voorbereiding, bewaak je actielijsten, voortgang en deadlines.

• Organiseren:
  

  Je organiseert sector brede activiteiten, denk aan onder andere sectordagen en themasessies.
  Je regelt vergaderruimten en bijbehorende faciliteiten. Daarnaast beheer en archiveer je (digitale) documenten en brieven.

• Vraagbaak:
  

  Collega's komen graag bij jou voor uiteenlopende zaken, want jij weet van alles wel wat. Zo ben je bijvoorbeeld een kerngebruiker voor een aantal systemen waaronder REX en Teams. Daarnaast regel jij ook lief- en leedaangelegenheden.

Dit vragen we van je:

• Jij bent een dienstverlener in hart en nieren, gestructureerd, punctueel en zorgzaam. We kunnen op jou bouwen. Je bent in staat om snel te kunnen schakelen en kunt goed organiseren en structureren. 

• Met nieuwe (digitale) mogelijkheden weet jij wel raad en je vindt het leuk om onze sector verder te brengen op het gebied van digitalisering. Je hebt ervaring met het werken met o.a. MS Office, Teams, Canva, en waar mogelijk Rex, Ibabs, Signalen)  

• Je bent toegankelijk en hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als in woord. Bij voorkeur digitaal ook met de nodige creativiteit. Je hebt een actieve houding, kijkt vooruit en komt met voorstellen om zaken te verbeteren.

• Daarnaast heb je minimaal een afgeronde secretariële en/of administratieve mbo+ opleiding.

Ons aanbod:

• Locatie: Oldehoofsterkerkhof 2, 8911 CG Leeuwarden;
• Salaris: €2700 tot €3831 per maand ;
• Uren: 24 uur per week;
• Duur: 5 maanden;

Extra:

Leeuwarden is een bruisende centrumgemeente die met durf, ambities en visie verder bouwt op de snelle ontwikkeling van de afgelopen jaren. Er werken ongeveer 1.500 medewerkers. De organisatie kent een informele werksfeer en je komt te werken in hartje stad.

De sector Inrichting en Beheer Buitenruimte gaat over de leefomgeving in de gemeente Leeuwarden. Denk aan gebouwen, infrastructuur, het landschap, de natuur. Onze missie is: 'Wij zijn van buiten, wij zijn van doen.' Daar geven we vorm aan met circa 350 collega's van de afdelingen Bedrijfsbureau, Civiele Techniek, Stedenbouw en Mobiliteit, GEO-informatie, Buitendienst en Ondersteuning.

Jij komt te werken bij team Ondersteuning. Dit team bestaat uit circa 20 collega's en is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de sector op de gebieden: juridisch, financieel, kwaliteitszorg en secretarieel.