Office Manager | Zorgadministratie Coördinator | 32-36 uur p/w | Groningen

Zorg voor structuur, overzicht én resultaat in een dynamische zorgomgeving

Ben jij een gestructureerde, scherpe multitasker die moeiteloos schakelt tussen mensen, processen en prioriteiten? In deze sleutelrol combineer je administratieve precisie met leiderschap en mensgerichtheid. Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten, ondersteunt behandelaren én bent de leider van het office team. Je bewaakt de voortgang van cliëntplanningen en signaleert tijdig knelpunten in de behandelcapaciteit. Jij houdt het overzicht én de boel draaiende. Je werkt volledig op locatie in Groningen.

Over Inter-Being Psychologists

Inter-Being Psychologists is een kleinschalige medisch-specialistische GGZ-instelling met vestigingen in Amsterdam en Groningen. Ons internationale team is gespecialiseerd in het behandelen van expats en internationale studenten met uiteenlopende psychische klachten.

Bij Inter-Being staat de unieke persoonlijke behoefte van de cliënt centraal. We benaderen onze cliënten respectvol en hanteren een holistische werkwijze waarin ook systemische, lichamelijke en existentiële aspecten aandacht krijgen.

Je komt werkt samen met een financieel medewerker en office manager in Amsterdam. Ons sfeervolle kantoor bevindt zich op een centrale locatie, midden in het bruisende hart van Groningen.

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige functie ben jij het centrale aanspreekpunt voor cliënten, verwijzers en collega's - zowel telefonisch als op locatie. Als Office Manager ben je het visitekaartje van de organisatie en zorg je voor een vriendelijke en professionele sfeer. Met jouw gestructureerde aanpak houd je de dagelijkse gang van zaken soepel draaiende.

Je combineert frontoffice-, administratieve en organisatorische taken, bewaakt de voortgang van cliëntplanningen en monitort de behandelproductie. Je neemt initiatief wanneer dat nodig is en werkt nauw samen met de collega-office manager in Amsterdam en accounting. Daarnaast ondersteun je de directie bij diverse projecten en draag je bij aan een positieve en professionele werkomgeving.

Kortom: jij bent de onmisbare spil die overzicht bewaart, tactisch stuurt en zorgt voor de juiste balans tussen resultaat en mensgerichtheid.

Jouw verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda's van behandelaren in Groningen en overzicht houden in mailboxen. Professioneel te woord staan van cliënten, verwijzers en zorgverleners via telefoon en e-mail.
• Verwerken van nieuwe aanmeldingen, plannen van intakes en behandelingen, en zorgvuldig beheren van cliëntdossiers in het EPD. Zorgdragen voor een gastvrije en professionele ontvangst op locatie;
• Monitoren van voortgang cliëntplanningen en behandelproductie, tijdig signaleren van knelpunten en initiëren van passende acties om productie op peil te houden;
• Bijhouden van contractbeheer, verlof- en ziekteregistratie en zorgen dat personeelsgegevens correct en actueel zijn;
• Regelen van praktische zaken op de locatie en ondersteunen van de directie bij uiteenlopende organisatorische projecten;
• Coördineren van het wervings- en onboardingproces, zorgen dat nieuwe collega's zich welkom voelen, en actief bijdragen aan een prettige en positieve werkomgeving. Ondersteunen bij diverse HR-projecten.

Jouw profiel

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in (bedrijfs)administratie, bedrijfskunde, gezondheidszorgmanagement of een vergelijkbare richting;
• Minimaal 4 jaar ervaring in een coördinerende, administratieve of operationele functie, bij voorkeur binnen de zorg of een soortgelijke dynamische omgeving;
• Ervaring met het monitoren van processen en productie (bijvoorbeeld cliëntplanningen of zorgproductie) is een pré;
• Je bent representatief, accuraat, stressbestendig en communicatief vaardig in zowel Nederlands als Engels;
• Je werkt proactief, zelfstandig en hebt een scherp oog voor wat nodig is zonder dat je daar expliciet op wordt aangesproken;
• Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en stakeholders.
• Je bent 32-36 uur per week beschikbaar en woont bij voorkeur in of nabij Groningen.

Wat bieden wij jou?

Op basis van 36 uur

• Een uitdagende en afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief;
• Een salaris tussen de €3.500 en €4.100[1] (FWG 45, conform CAO GGZ), afhankelijk van ervaring;
• 8,33% vakantiegeld + 8,33% eindejaarsuitkering;
• Jaarlijks studiebudget van €750 en een balansbudget van €1000 (in te zetten voor o.a. extra verlof);
• 50% bijdrage aan je pensioenpremie;
• Werken in een betrokken, professioneel en informeel team op een toplocatie in het centrum van Groningen.

Startdatum: 1 oktober 2025

Klinkt dit als jouw baan?

Solliciteer dan snel en laat van je horen! We kijken ernaar uit om je te ontmoeten.